启动OA  推进医院办公自动化

9月13日，牡丹江市肿瘤医院办公自动化系统建设启动大会在五楼大会议室召开。这是牡丹江市肿瘤医院积极推进信息化建设项目工程，努力打造数字化医院的又一重大举措，这也标志着为期三年的医院信息化建设规划第二阶段进入了攻坚阶段。大会由副院长谭国臣主持。

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性工作的自动化。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。力求实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为医院的管理和决策提供科学的依据。

我院OA系统的建设是在理顺和规范管理流程的基础上进行的，这一量身定做的OA系统软件，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口，使医院内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式。其方便、快捷、实用、人性化的特点更加明显。初步设计的框架有：我的办公桌、工作流程、公文收发、考勤管理、组织机构、文件中心、信息交流、通讯录等。其会议通知、文件收发、网络会议、无记名投票、考勤呈报、请假审批、公示板、电子刊物等功能，使我们的办公环境发生了质的飞跃。

这次我们开发的OA系统有六个方面的功能： 

　　(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，如：内部邮件、内部短信、文件柜、聊天室等，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅， 

　　(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在医院内部得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。 

　　(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高协同工作的效率。 

　　（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，如单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种文件等等，只要身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。 

　　（五）辅助办公。牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 

（六）信息集成。通过集成使业务系统的信息在OA上体现，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 

本次我们与软件公司建立了联合开发的平台，其模式创建贴近医院的管理流程和办公人员的习惯。强大的功能必将搭建得心应手的工作环境，大幅度提高工作效率，并通过流程再造，加快制度化建设，优化管理流程，实现医院管理的提档升级，为医院做强、做大、做精提供保障性支持。

信息科 苏大鹏